KEKS
El Sistema de Gestión de Expedientes de Contratación (KEKS) es uno de los pivotes del proyecto de e-Contratación del Gobierno Vasco y ofrece la gestión integral de la contratación administrativa mediante un procedimiento "inteligente" que dirige el flujo de tareas a realizar con los expedientes, precisa al detalle el contenido de las tareas y automatiza todos los procesos y acciones objetivadas de la Contratación Administrativa.
- El Sistema recoge en sus tareas y en su flujo de relaciones todos los supuestos previstos por la Ley de Contratos.
- Todas las fases: desde el inicio de las actuaciones hasta la devolución de la garantía definitiva.
- Todos los tipos de contratos y formas de contratación.
- Todas las formas de organizar los expedientes: lotes, etc.
- Todas las posibles incidencias que ocurran durante la ejecución del contrato.
EL SISTEMA KEKS...
- Sigue la LÓGICA PROCEDIMENTAL, la tramitación del Procedimiento está ordenada, captando, tratando y generando informaciones, siguiendo un flujo de tareas relacionadas. El Sistema normaliza la tramitación de los expedientes, asegurando, de forma similar a los sistemas de Calidad, que todos se producen de igual forma.
- Indica para cada expediente la secuencia de trámites a realizar o los ejecuta automáticamente si así estuviera previsto.
- Es parte del Sistema e_Contratación del Gobierno Vasco e interactúa con todos sus módulos en los diferentes momentos de la tramitación.
- Gestiona los accesos y privilegios del conjunto de usuarios relacionados con el Procedimiento con gran riqueza y detalle, por lo que se puede amoldar a las más variadas organizaciones.
- Contempla todas las organizaciones administrativas: estatal, autonómica y local.
- Registra todas las informaciones de la tramitación del Procedimiento, convirtiéndolo en objeto de observación: análisis de la actividad, informes de situación, cuadro de mando.
Los beneficios que aporta a una organización un procedimiento "inteligente" de estas características son muchos.
BENEFICIOS:
- Aumento de la PRODUCTIVIDAD por medio de la AUTOMATIZACIÓN de las tareas, acciones y relaciones objetivadas:
- Relación expediente - trámite.
- Producción automática y personalizada de todo documento administrativo necesario.
- Control de plazos y de coherencia en la información.
- FLEXIBILIDAD en la organización del trabajo.
- SIMPLIFICACIÓN de la gestión.
- MINIMIZACIÓN de errores.
- CONOCIMIENTO AL INSTANTE de la situación exacta en que se encuentra cada uno de los expedientes y de qué trámite o trámites está pendiente.
- TRAZABILIDAD: El Sistema controla con su Hoja de Ruta todas las tareas y acciones realizadas con cada expediente de contratación.
- Metodología acorde y favorecedora del ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: La organización trabaja siempre de acuerdo al Procedimiento que se considera idóneo, hasta que no se decida su modificación.
- Gran potencialidad de ORGANIZACIÓN Y CONTROL de la actividad de gestión en su conjunto:
- Módulo de SEGURIDAD: asignación totalmente flexible de accesos y privilegios (perfiles de usuarios) y posibilidad de distribución equilibrada de cargas de trabajo (trámites) para cada puesto.
- Módulo de ANÁLISIS Y CONSULTA de datos: Toda la actividad realizada en un período de tiempo tiene su reflejo pormenorizado en la Base de Datos y es directamente explotable. Se dispone así de la máxima información de cómo está trabajando la organización.
- Edición de Informes de Actividad para cualquier período de tiempo.
- TRANSPARENCIA en la Gestión: las personas autorizadas pueden ver, en tiempo real, la situación concreta de los expedientes a los que tengan acceso.
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES:
- Árbol de procedimientos y tareas:
Situados en una acción concreta, el Sistema nos muestra los expedientes pendientes de ella. Si nos situamos en un expediente concreto se nos ofrecen las acciones o tareas inmediatas de las que está pendiente - El contenido de cada una de las tareas responde también a un flujo de acciones finales coherente con cada tipo de expediente.
- Hoja de Ruta:
Relación ordenada de acciones realizadas para un expediente dado, junto con la relación de documentos producidos e información sobre la fecha y hora de realización e identificación del usuario. - Buzón de documentos:
Situados en un expediente, accedemos al buzón de sus documentos, desde donde se permite la gestión de los mismos. - Localización de expedientes:
Permite localizar un expediente mediante diversos parámetros y ejecutar las tareas que deseemos sobre el expediente encontrado. - Configuración personalizada:
Permite a cada usuario configurar el tramitador aplicando en cada momento el filtro y/o ordenación que desee así como elegir entre los diferentes modelos de identificación definidos, etc. - Explotación de datos: Informes de Situación, Cuadro de Mando.
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