GESTIÓN DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON ARCHIVO DIGITAL
Objeto del proyecto
El Archivo Digital, conceptualmente hablando, es el sistema documental corporativo del Gobierno Vasco, siendo su principal funcionalidad, aunque no la única, el almacenamiento de los documentos electrónicos que se reciban o generen en el Gobierno Vasco, siempre y cuando éstos cumplan con ciertos requisitos básicos. Sigue las directrices marcadas por el Modelo de Gestión Documental, elemento este de vital importancia en cuanto a marcar el rumbo de la problemática asociada a la producción administrativa.
El Archivo Digital aporta un Repositorio único de documentos con información no estructurada, que facilitará las siguientes operaciones de gestión documental:
- Optimizar el almacenamiento y recuperación de documentos.
- Agilizar la búsqueda de documentos.
- Compartir los documentos entre distintas aplicaciones cuando se requiera, evitando la duplicidad.
- Disponer de un único punto de acceso a la documentación.
- Controlar la localización y estado de cada documento.
- Facilitar el archivo y catalogación de los documentos.
- Incrementar la seguridad e integridad de los documentos electrónicos, posibilitando la incorporación de firma digital a los mismos.
- Minimizar los errores en el tratamiento de información no estructurada.
El Archivo Digital tiene la finalidad de ser un repositorio unificado para la documentación administrativa generada por el Sistema de Información del Gobierno Vasco, sin que esto implique que la lógica de negocio de las aplicaciones que componen el Sistema de Información vaya a residir en el Archivo Digital. De cara a mantener la consistencia de la documentación que almacena, el Archivo Digital dispondrá de un conjunto de contextos que establecerán los mínimos necesarios para mantener esta consistencia, siendo estos contextos una herramienta de apoyo que no supondrá ninguna restricción en el funcionamiento de las aplicaciones que accedan al mismo.
En línea con esta idea de no intrusión en la operativa de las aplicaciones del Sistema de Información, el Archivo Digital no gestionará expedientes, ni impondrá sobre los documentos políticas de registro o archivo. Serán las aplicaciones del Sistema de Información poseedoras de los documentos quienes tengan el control sobre los documentos.
Las principales características del Archivo Digital son:
- Repositorio Común de e-Documentos.
- Control de Acceso a Documentos (XLNets, ACL´s).
- Custodia de Documentos.
- Conservación de Documentos.
- Cumplimiento de LOPD.
- Gestión de Auditorias.
- Gestor Documental con todas las propiedades de un ECM (Enterprise Content Management).
- Independencia de la Plataforma.
- Arquitectura SOA. Servicios Gestión Documental:
- Servicios Documentales (almacenamiento, búsquedas,...).
- Servicios de Validación de Firmas.
- Servicios de Trasformación de formato (conservación a largo plazo).
- Requisitos de Seguridad. Autenticidad, Integridad, Disponibilidad, Confidencialidad y Conservación. Borrador Decreto de Medios E.I.T. en los Procedimientos Administrativos.
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